Så fungerar en exportdeklaration

Hem / Exportdeklaration

En exportdeklaration utgör en central del i internationell handel, särskilt vid export utanför EU. Den innebär att företaget eller personen som exporterar måste anmäla varorna till Tullverket innan de lämnar Sverige. Syftet är att säkerställa att exporten följer alla regler och att statistiken över handeln blir korrekt. För att hantera detta krävs ett visst mått av dokumentation och förståelse för tullprocessen.

Vad är en exportdeklaration?

En exportdeklaration är ett dokument där exportören anmäler att varor ska lämna EU till Tullverket. I den anges information om varorna, dess värde, avsändare och mottagare samt transportuppgifter. Denna information används sedan av myndigheterna för att kontrollera exportens laglighet och samla in statistik. En tullfaktura fungerar ofta som underlag vid upprättandet av exportdeklarationen, eftersom den innehåller detaljerade uppgifter om varornas innehåll och värde. Deklarationen kan göras digitalt via Tullverkets e-tjänst eller genom att anlita en speditör.

När behövs en exportdeklaration?

En exportdeklaration krävs i de flesta fall när varor förs ut från EU:s tullområde till ett land utanför unionen. Det gäller oavsett om exporten sker som gåva, försäljning eller överföring inom ett företag. Det finns dock vissa undantag, till exempel för varor av lågt värde eller varor som temporärt lämnar EU. Eftersom exporten ofta följs av en importdeklaration i mottagarlandet är det viktigt att informationen är korrekt och att man kontrollerar vad som gäller i varje specifikt fall.

  • Vid försäljning av varor till länder utanför EU
  • När ett företag skickar varor till sitt eget bolag eller filial utanför EU
  • Vid export av gåvor eller provexemplar till mottagare i tredjeland
  • När varor tillfälligt lämnar EU, till exempel för mässor eller reparationer
  • Vid återexport av varor som tidigare importerats till EU

Det finns även några situationer där exportdeklaration inte behövs:

  • När varornas värde understiger vissa gränser
  • Vid export av dokument eller postförsändelser
  • Vid återexport av varor i vissa tullförfaranden

Vem ansvarar för exportdeklarationen?

Det är exportören som är ansvarig för att exportdeklarationen lämnas in. Det är alltså oftast företaget som säljer och skickar varorna, men det kan också vara en tredje part som agerar ombud. Oavsett vem som lämnar in deklarationen är det exportören som har det juridiska ansvaret. Du kan läsa mer om vilket ansvar du som exportör har på Tullverkets hemsida. Många väljer att anlita en speditör eller tullspecialist för att minska risken för misstag och försenad hantering.

Så här fyller du i deklarationen

För att exportdeklarationen ska bli godkänd krävs att du fyller i rätt uppgifter i rätt format. Felaktiga eller ofullständiga uppgifter kan leda till att exporten stoppas eller att företaget riskerar att få betala tulltillägg. Uppgifter som måste finnas med omfattar:

  • Avsändarens och mottagarens fullständiga namn och adress
  • Varubeskrivning (typ, kvanitet, värde) och varukod (KN-nummer)
  • Ursprungsland och destination
  • Transportinformation (fraktmetod, kostnad, avtal, försäkringar)

Tips för att skapa en tydlig rutin för exportdeklaration

För företag som själva vill hantera sina exportdeklarationer är det viktigt att bygga upp en tydlig och konsekvent arbetsrutin. Några praktiska tips är:

  • Skapa en checklista över alla steg i processen – från insamling av varuuppgifter till inlämning av deklarationen.
  • Utse ansvariga personer som har kunskap om tullhantering och kan fungera som kontaktpunkt internt.
  • Använd digitala system för att automatisera delar av arbetet och minska risken för manuella fel.
  • Håll dig uppdaterad om gällande tullregler och förändringar inom EU och mottagarlandet.
  • Dokumentera och arkivera alla deklarationer systematiskt för att underlätta vid kontroller och revision./li>

Hjälp med exportdeklaration

Många företag saknar tid eller kunskap att själva hantera exportdeklarationer. Då kan det vara klokt att ta hjälp av en speditör, logistikpartner eller tullombud. Dessa aktörer har ofta tillgång till rätt system och erfarenhet av att tolka regler. Det finns också specialiserade digitala tjänster som kan hantera hela processen automatiskt. Att ta hjälp innebär ofta att risken för misstag minskar, samtidigt som exporten kan ske snabbare.

Fördelar med att anlita professionell hjälp:

  • Minskad risk för fel i dokumentationen
  • Snabbare handläggning och frisläppande av varor
  • Tillgång till rådgivning kring gällande regler
  • Bättre rutiner för dokumentation och arkivering

Vanliga misstag vid exportdeklaration

Flera vanliga misstag kan orsaka problem i exportprocessen. Dessa inkluderar:

  • Felaktiga varukoder eller beskrivningar
  • Angivande av fel ursprungsland
  • Missade eller felaktiga tullvärden
  • Glömt att bifoga nödvändiga dokument
  • Ofullständig information om transport