Tullfaktura

Hem / Tullfaktura

Vad är en tullfaktura och vad ska den innehålla? I den här guiden går vi igenom allt du behöver veta - vilka uppgifter den måste innehålla och varför dokumentet behövs för att undvika förseningar och oväntade avgifter vid internationell handel.

Vad är en tullfaktura?

En tullfaktura är ett obligatoriskt dokument vid handel med länder utanför EU. Den används som underlag för att deklarera varornas värde och typ för tullmyndigheterna. Det är utifrån denna information som tullavgifter, moms och eventuella importrestriktioner fastställs. Eftersom varje land har egna specifika regler, måste fakturan vara exakt och anpassad efter mottagarlandets krav för att transporten ska ske utan hinder.

Fakturans innehåll - 11 viktiga punkter

För att tullklareringen ska gå smidigt behöver en tullfaktura fyllas i noggrannt och korrekt. Informationen måste vara konsekvent i alla fraktdokument.

Logistikföretaget Fraktus som har lång erfarenhet av internationella transporter, poängterar att följande uppgifter alltid bör finnas med:

  • Säljarens och köparens fullständiga namn, adress och kontaktuppgifter.
  • Fakturadatum och ett unikt fakturanummer.
  • En detaljerad beskrivning av innehållet (vad det är och vad det används till).
  • Kvantitet, måttenheter och vikt (både brutto- och nettovikt).
  • Korrekt HS-kod (varukod) för att tullen ska kunna klassificera varan rätt.
  • Varornas faktiska värde och valuta (detta gäller även om det är gåvor, prover eller returer).
  • Ursprungsland (där varan är tillverkad).
  • Leveransvillkor enligt Incoterms (exempelvis DAP, DDP eller FCA).
  • Information om transportsätt.
  • Frakt- och försäkringskostnader om dessa debiteras separat.
  • En underskrift som intygar att samtliga uppgifter är korrekta.

När behövs dokumentet?

En tullfaktura krävs vid all export till länder utanför EU. Kravet gäller oavsett om en vara säljs eller skickas som retur eller gåva. Dokumentet fungerar ofta som en bilaga till den exportdeklaration som skickas till tullmyndigheten i exportlandet.

Det är viktigt att komma ihåg att både exportör och importör har ett ansvar. Uppgifterna ligger till grund för den importdeklaration som köparen lämnar i sitt land. Ett tätt samarbete mellan parterna minskar risken för att varorna fastnar vid gränsen.

Hur tull och moms påverkas

Tullvärdet är det belopp som skatt och avgifter beräknas på. Detta värde baseras på fakturabeloppet plus kostnader för frakt och försäkring. Tullverkets tullräknare kan användas för att få en uppskattning av de faktiska kostnaderna.

Misstag i dokumentationen kan snabbt bli kostsamma:

  • Ett för lågt angivet värde kan leda till tullrevision och straffavgifter.
  • Ett för högt värde gör att onödigt mycket betalas i tull och moms.
  • Om fraktkostnader saknas kan tullen göra en egen schablonmässig beräkning som ofta blir dyrare.

Handelsfaktura och proforma kontra tullfaktura

En handelsfaktura är ett kvitto på affären mellan köpare och säljaren, medan en tullfaktura är specifikt utformad för tullmyndigheternas behov. Det är vanligt att förväxla dessa två begrepp, och ibland används samma dokument för båda ändamålen. Proforma används främst när varorna inte ska säljas, till exempel vid prover, gåvor eller ersättningsvaror.

De viktigaste skillnaderna är:

  • En vanlig faktura saknar specifik information om Incoterms.
  • Varubeskrivningen i en faktura för tull behöver vara mer teknisk och detaljerad.
  • Tullfakturan innehåller ofta en formell försäkran om att innehållet stämmer.

Konsekvenser av felaktig tullfaktura

När en tullfaktura är ofullständig stannar logistikflödet upp. Förutom sena leveranser riskeras administrativa avgifter och extra lagerkostnader hos transportören under tiden rättelser görs. Det rekommenderas därför att alltid ha en fast rutin för att dubbelkolla varukoder och värden innan försändelsen skickas.

  • Tidsförlust på grund av tullgranskning
  • Försenade leveranser till kund
  • Extra administrativa kostnader
  • Risk för böter och avgifter

Digital hantering av tullfakturor

Många företag går över till digitala lösningar för att hantera sin tulladministration. Genom att integrera tullhanteringen med affärssystemet minskar risken för manuella skrivfel och det säkerställs att de senaste formella kraven följs.

Fördelar med digitala system:

  • Fälten fylls i automatiskt baserat på artikeldata.
  • Enklare arkivering för framtida revisioner.
  • Bättre spårbarhet och transparens i hela logistikkedjan.